12年ほどのお付き合いをいただいている建設業の顧客の更新申請を行いました。この顧客は、お忙しくてなかなか一つずつの手続きができない先でして、今回の建設業の更新申請も許可期限の1か月ほど前にご依頼の連絡をいただきました。この時点でもかなりギリギリですが、役員の重任登記をしていない、、そして年度終了届出5年間も当然にやっていない、、のです。
担当スタッフからは、年度終了や重任登記の案内を定期的に、それこそ毎年決算が終わる前から連絡を差し上げているのですが、なかなか腰を上げていただけずに、担当スタッフも今年も毎度の「まとめて」だなあ、、と余り突っつくのもと思い、他の案件に追われてしまいます。
今回は、ご依頼そのものがはっきりされずにギリギリにご依頼でしたから、担当を始め4名がかりで作業に当たりました。
まずは重任登記の議事録作成から始まり、平行して年度終了届出の工事履歴書の作成の為に顧客の工事請求書をお預かりして、該当工事を抜き出し、合わせて決算書から建設業用の数字を抜き出し、置き換えたりとひと騒動でした。
それでも許可を切らせる事は、顧客の存続や従業員の生活、協力業者への影響と受任した以上、必ず期限までに提出をして許可を切らさない。と取り組みました。
重任登記が完了しないと更新申請に謄本を添付できず、登記が終わるのを待ちながら、年度終了届出と更新申請書の作成を平行して行い、ギリギリで仮申請にこぎつけられました。
注意喚起として、赤スタンプで「決算終了後4か月以内に提出」と押印されています。しかもからにしかも大きくなり、より目立つ様になりました。
愛知県からは、「次回は年度終了届出5年分をまとめては受付できません。」とはっきり言われてしまいました。
勿論、顧客には厳重にお伝えしましたが。みらいへ法務事務所は、例え顧客側に理由があっても、許可を切らさない様に日頃からお願いをし、ギリギリにご依頼をいただいたとしても、受任した以上、当然ですが全力で取り組み、顧客の許可継続をお守りします。
しかし、他の顧客への影響やスタッフの負担を考えますと、理念の最優先が果たして正解なのか、、。と考えさせられた案件でした。